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¿REUNIONES
= TIEMPO PERDIDO?
Estar
en reuniones nos puede llevar al desespero total, queremos salir
de ellas, pero estamos amarrados a una silla.
Al cabo de un tiempo buscamos disculpas para salir, si es
posible. A muchas
llegamos tarde para aprovechar en nuestro puesto de trabajo parte
del tiempo que se pierde. Muchas
veces faltamos, por encontrar una buena excusa.
La
verdad es que no sólo en reuniones de trabajo pasa… nos
acontece en cualquier asociación, reuniones de condominio y hasta
en reuniones sociales o de familia.
El gran problema es que no sabemos llevar las reuniones
para que sean productivas.
Una
de las principales razones de la pérdida de tiempo es que las
personas tienden a llegar tarde ya que siempre se comienza con
retraso, comenzando por quien organiza la reunión, ese es el
primero en aprovechar su tiempo antes de llegar. Por lo regular cuando llega habla de otros temas que no son
de interés común y eso hace que algunos salgan de la sala para
aprovechar su tiempo.
Luego,
la agenda no existe, o peor, existe pero no se lleva a cabo, ni se
planificó con los temas que en realidad interesan al
conglomerado. La
agenda es la razón de la reunión, si no existe, mejor no tener
reunión. El no
salirse de los temas, y asignarle tiempo a cada uno, es una de las
cartas de triunfo para que una reunión, ya sea formal o informal,
sea un éxito.
La
participación de los miembros del quórum es imprescindible para
conseguir la atención y colaboración de las personas.
Yo recomiendo iniciar la reunión con una ronda de
participación de cada uno de los integrantes, asignándole dos
minutos a cada uno para que exponga alguna inquietud o solicite un
tema para ser discutido, o simplemente decline su turno.
Nadie
puede interrumpir al participante, ni mucho menos será discutido
el tema en ese momento, nadie, y muy especialmente el coordinador
tiene derecho a rebatir, responder ni opinar sobre lo que se ha
expuesto, sólo se tomará nota y se colocará en agenda si es
necesario.
Los
coordinadores sufren de querer tener siempre la última palabra,
esto le quita fuerzas a cualquier exposición que se manifieste,
lo mismo hace que las personas terminen no exponiendo nada porque
nunca tendrán derecho a rebatir y tener una posición diferente a
quien coordina la reunión. Si
son grupos sin jerarquía, los miembros terminan alejándose de
esas reuniones, no asistiendo más.
Entonces
caemos en otro de los temas que nos hacen conseguir efectividad en
las reuniones, es la famosa escucha activa.
Para conseguir comunicación, estamos obligados a escuchar
(oír + comprender) desde la primera a la última palabra que diga
nuestro interlocutor, sin interrumpir ni defender nuestra posición,
lo único que podemos hacer es colocar los cinco sentidos en la
retórica de la otra persona, y sólo luego de esto podremos
hablar, no con la última palabra, sino abiertos al dialogo.
Cuando por jerarquía hacemos uso de la última palabra,
entonces estamos condenando al monólogo.
Es
desesperante ver como los minutos son interminables y las horas
parecen minutos en esas reuniones que no nos llevan a nada…
reuniones que podrían durar 45 minutos con 3 personas nos cuestan
dos horas y media con ocho importantes integrantes de un equipo,
equipo que debería de ser de alto rendimiento.
Cuando
les hago Coaching a las empresas para mejorar la efectividad de su
personal, siempre comienzo por sentarme como ellos en sus salas de
reuniones, los hago conseguir bajar la pérdida de horas diarias y
eso se traduce en mucho dinero para las empresas al mejorar el
servicio y la productividad.
Y para los empleados se convierte en menos estrés y mejor
calidad de vida.
Les
aseguro que casi todas las reuniones se pueden reducir en tiempo a
por lo menos la mitad de lo que hoy se utiliza, esas son muchas
horas de tiempo libre, por ende en una efectividad superior en el
trabajo.
Nos
vemos en la próxima entrega.
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